Tiukka aikaraja on siunaus

Eikö olisi mukava tuntea työpäivän päätteeksi saaneensa jotakin aikaiseksi? Mikäli täyttymyksen tunne puuttuu toimistolta poistuessa, syynä ei tyypillisesti ole päivän mittainen laiskottelu. Töitä tulee kyllä paiskittua niska limassa, mutta mitään ei saa aikaa. Vaikka selitys tuntuukin nurinkuriselta, on syypää suurella todennäköisyydellä liika aika.

Miten liika aika aiheuttaa kiireen? Tarkastellaan ilmiötä kotitöiden kautta. Aloiwtetaan imuroinnista. Otan esiin imurin, imuroin puolet jokaisesta huoneesta ja nakkaan imurin takaisin komeroon. Seuraavana päivänä riuhtaisen jälleen imurin komerosta ja imuroin toisen puolen jokaisesta huoneesta. Lopuksi läväytän Mielen jälleen kaappiin. Olen kahtena päivänä ottanut imurin esiin ja laittanut pois. Puolet tästä ajasta on sinänsä täysin turhaa, koska se ei ole mitenkään edesauttanut lopullista tavoitetta, eli kodin siisteyttä. Sitäpaitsi pöly ehtii illan ja yön aikana levitä, joten joudun imuroimaan osan lattiapinta-alasta uudelleen. Mikäli vain olisin malttanut imuroida kerralla, koko operaatioon olisi tuhrautunut vähemmän aikaa.

Siivouksen suhteen harvalla tulisi mieleen imuroida noin tehottomasti. Töissä kuitenkin hypitään kokouksesta toiseen ja sähköpostista seuraavaan aivan holtittomasti. Eikä ehditä hoitaa mitään loppuun kerralla.

Olen sitä mieltä, että ilmiön taustalla on kulttuuri ja työtapa, ei mikään kiveen hakattu luonnonlaki. Kaikessa yksinkertaisuudessaan ongelman aiheuttaa ihmisen kyvyttömyys hoitaa useita asioita samanaikaisesti. Kun sitten roikkuvia projekteja kasaa, niin niitä on yhtäkkiä käynnissä hirvittävä läjä. Sitten jokaiselle pitää tehdä jotakin, mutta mitään ei voi hoitaa loppuun kerralla. Sillä seuraava palaveri painaa päälle ja deadline odottaa vasta kuukausien päässä.

Kun kalenteriaikaa on käytössä liikaa, niin:

  • ehtii pohtia meneillään olevaa tehtävää useammin,
  • ehtii suunnitella meneillään olevan tehtävän suorittamista loppuun useammin,
  • ehtii muuttamaan mieltään useammin,
  • ehtii istumaan palaverissa spekuloimassa samaa tehtävää useammin ja
  • ehtii uudelleensuuntaamaan ajatukset tehtävästä toiseen useammin saman päivän aikana (koska tehtäviä vaan on paljon enemmän meneillään).

Toisin sanoen saman tehtävän hoitamiseen kuluu sitä enemmän työaikaa, mitä enemmän kalenteriaikaa tehtävän hoitamiseen on varattu.

Kuulen jo äänekkään vastaväitteen: ”kyllä minä hoitaisin projektin loppuun heti, mutta kun eivät nuo muut ehdi hoitamaan omia osuuksiaan!” Miksihän eivät ehdi? Olisiko niin, että heilläkin on sata tehtävää kesken, mutta yksikään ei valmistu tänään?

Kuinka ongelma sitten tulisi hoitaa? Tuskaisella interventiolla tietysti. Kalenteriajan holtiton tuhlaaminen on osa työkulttuuria, jota voi muuttaa. Siihen vaaditaan usein johdon tuki ja läjä motivoituneita yksilöitä, jotka haluavat katkaista merkityksettömän kiireen noidankehän.

Arkisella tasolla: älä anna työkaverille liikaa aikaa, vaan auta häntä saamaan jotakin valmiiksi vielä tänään. Siitä tulee hyvä mieli molemmille!

 

Julkaissut Pär Österlund

Liiketoimintojen, asiakkuuksien ja tuotteiden kehittäjä. Entinen yrittäjä ja osa-aikainen tietokirjailija. Tarkemmin täällä.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Spämmin välttämiseksi: *