Onko sähköpostin käyttö järjetöntä?

IT-jätti Atosin mielestä on. Yrityksen johto päätti Daily Mailin mukaan hävittää sähköpostin täysin yrityksestä seuraavan puolentoista vuoden aikana.

Atosin päätös kieltää sähköposti tyystin on helppo ymmärtää, sillä muutoksen läpivieminen suuressa yrityksessä on tuskallista. Yrityksen työntekijät ovat sähköpostin suhteen kuin alkoholisteja. Täyskieltoa on helpompi noudattaa verrattuna repsahdusherkkään kohtuukäyttöön.

Sähköpostin korvaaminen vaihtoehtoisilla viestintätavoilla on työlästä, sillä sähköpostia on totuttu käyttämään henkilökohtaiseen viestintään, massatiedottamiseen, tiedostojen jakamiseen ja lukemattomiin muihin asioihin. Sähköposti toimii monille tehtävälistana ja arkistona.

Vaikka miten kirjoittaisit blogia, käyttäisit Twitteriä, Dropboxia, Sharepointia ja tekstiviestejä, sähköpostia tulee välillä ikävä. Erityisen hankalaksi tilanne muodostuu, kun duunia pitää tehdä organisaatiorajojen yli. Kaikki yritykset ovat valinneet omat työkalunsa, jonka lisäksi osa yrityksistä on kieltänyt yleisesti käytetyt työkalut, kuten Dropboxin, täysin.

Jään mielenkiinnolla odottamaan, millä työkaluilla Atos korvaa sähköpostin. Pelkillä tekstareilla ja palavereilla se tuskin onnistuu.

Ellei atosmainen sähköpostiradikalismi kiinnosta, kannattaa omaa kohtuukäyttöä vaalia. Tässä muistutuksena muutama hyvä käytäntö sähköpostin käyttöön:

  • Mieti kaksi kertaa, kannattaisiko sinun mieluummin soittaa tai käydä keskustelu Skypen chatin kautta.
  • Tee viestissä selväksi haluatko vastaanottajan tekevän jotakin, vai riittääkö, että hän on tietoinen asiasta.
  • Jos haluat vastaanottajan tekevän jotakin, yksilöi mahdollisimman tarkasti mitä odotat hänen tekevän.
  • Jos haluat vastauksia kysymyksiin, esitä kysymykset mahdollisimman yksinkertaisessa muodossa. Kyllä tai ei –tyyppiseen kysymykseen on helpompi vastata kuin ympäripyöreään avoimeen kysymykseen. Jos sinulla on valmis ehdotus, esitä se.
  • Käytä toimenpiteisiin tai kysymyksiin numeroitua listaa, jotta vastaanottaja näkee selkeästi mitä haluat saada paluupostissa.
  • Sähköposti ei ole tiedostonjakopalvelu. Lähetä isot liitetiedostot Dropboxin tai Google Docsin kautta, jotta et turhaan tuki vastaanottajan laatikkoa.
  • Erityksen tärkeää: lue viestisi läpi ennen lähettämistä. Aivopieru + lähetä = käsittämätön mongerrus, johon et koskaan saa vastausta.
Hyvän sähköpostin kirjoittaminen on työlästä. Joudut miettimään asiat läpi ja esittämään ne hyvin jäsennellyssä muodossa. Työsi palkitaan, sillä hyvin kirjoitettuun sähköpostiin vastataan varmemmin ja nopeammin. Et joudu kenenkään pään sisäiselle roskapostittajalistalle.

Julkaissut Pär Österlund

Liiketoimintojen, asiakkuuksien ja tuotteiden kehittäjä. Entinen yrittäjä ja osa-aikainen tietokirjailija. Tarkemmin täällä.

Ota osaa keskusteluun

11 kommenttia

  1. En usko että sähköpostista pääsee kokonaan eroon mitenkään järkevästi. Mutta sen rooli voidaan muuttaa tilapäiseksi viestinnässä. Nykyään todella suuri osa juuri tehtävistä ja muistilistoista lähetetään toisille sähköpostilla. Täytyy olla jokin korvaava järjestelmä (dokumentinhallinta tai wiki) jonne nämä asiat voi kätevästi siirtää.

    Meidän organisaatiossa pyritään siirtämään mahdollisimman suuri osa viestinnästä wikiin, joskin wikistä tulee ilmoituksia uudesta ja päivittyneestä sisällöstä sähköpostilla. Mutta ero on kuitenkin siinä että sähköposti toimii ainoastaan tapana tuoda tämä sisältö työntekijän tietoon. Jonkinlainen ”inbox” kuitenkin tarvitaan josta viestejä voi prosessoida, miksei tämä voi sitten olla sähköposti?

    Kuten kirjoitit, liitteille täytyy olla muita siirtokanavia kuin sähköposti. Mutta samaten palaverimuistioille, projektidokumenteille, tehtäville ja ohjeille tarvitaan viestintäkanava. Ei riitä että nämä tiedot ”ovat jossakin”, niistä täytyy myös saada tieto työntekijöiden arkeen. Tähän mielestäni sähköposti toistaiseksi sopii parhaiten. Tietysti inbox voi perustua johonkin muuhun kuin sähköpostiin. Mutta miksi keksiä pyörää uudelleen kun smtp-protokolla on universaali ja sopii juuri tuohon tarkoitukseen – ilmoitusten vastaanottamiseen – mainiosti.

    Ehkä vielä yksi ongelma nykyviestinnässä on se, ettei asioille luoda kanavia. Sähköpostia on niin helppo lähettää, mutta jos viestinnän kategorisoinnin vastuu jää käyttäjille itselleen, jokainen käyttäjä luo omat säännöt, omat kansiot, ja näkee viestinnän eri tavalla. Kanavien avulla varmistetaan että kaikki voivat referoida viestitettyyn tietoon samoilla termeillä. Jos kanavat ovat html-muodossa, linkit tiedotteisiin, pöytäkirjoihin, muistioihin, projektidokkareihin ja ohjeisiin voi jakaa helposti chatilla – tai sähköpostilla. Ei tarvitse aina forwardata meiliä uudelleen ja uudelleen kun on niin vaikea kaivaa sitä tiettyä sähköpostia historiasta.

    Eli paljon työtä tosiaan on edessä jos sähköpostista halutaan eroon. Varsinkin kokonaan. Mutta cold turkey -menetelmää en suosittelisi. Ei kukaan osaa rakentaa valmista järjestelmää johon ihmiset siirtyvät yhdessä yössä.

    1. Inbox-ajatus on kutkuttava. Samanlaista ajattelua sovelletaan monessa, esimerkiksi RSS-lukija toimii tietynlaisena lukuinboxina, samoin vaikkapa Flipboard. Onko työsähköposti sitten se paikka, josta selviää, mitä kaikkea on tapahtunut tietyllä ajanjaksolla? Sähköpostin suuri ero verrattuna vaikka RSS-lukijaan on, että RSS-lukijaan valitset aina itse sisällön. Sähköpostiin tulee paljon turhaa tavaraa pyytämättä, joka on sähköpostin laskevan suosion syy.

      Monien eri järjestelmien ongelmat korostuvat laitekirjon kasvaessa. En itse tykkää käyttää työkaluja, jotka eivät toimi jollakin tapaa myös tabletilla ja puhelimella. Sähköpostin vahvuutena on ollut nimenomaan taattu toimivuus ihan millä vekottimella tahansa.

      Yksilötasolla cold turkey -menetelmää pehmeämpi tapa vähentää sähköpostin orjuuttavaa voimaa on pistää push kiinni ja avata sähköposti kerran päivässä ja hoitaa postittelu silloin. Olen välillä kokeillut tätä menetelmää ja huomannut sen tekevän todella hyvää keskittymiskyvylle. Lipsun kuitenkin jatkuvasti takaisin ainaiseen sähköpostiläsnäoloon, koska kirjoitan paljon sähköposteja. Jos kirjoittaisin kaikki postit esim. klo 13, olisin autuaasti unohtanut puolet asioista, jotka minun oli tarkoituksena laittaa eteenpäin.

      1. Tuo sähköpostin käsittely vain tiettyinä aikoina esim. kaksi kertaa päivässä on kyllä suositeltavaa. Mutta se on tosiaan yksilötason ratkaisu. Yritystason ratkaisu on tarjota realistisia vaihtoehtoja sähköpostille. Niiden pitää olla yhtä luotettavia kuin sähköposti ja silti järkeviä kanavia/työkaluja tiettyä sisältöä varten. Liikaa järjestelmiäkään ei tietenkään saa olla, se rasittaa ihan yhtä paljon kuin nykyinen ”sähköposti hoitaa kaiken” -ajattelu.

        Ehkä kaikkein suurin innovaatio on vielä edessä. Inbox, joka tietää mikä on sinulle tärkeää ja ilmoittaa vain niistä tärkeistä viesteistä pushilla. Googlellahan on jo jonkin aikaa ollut Priority Inbox, jossa voi itse määritellä tärkeät lähettäjät ja aiheet. Ilmeisesti Priority Inbox osaa myös oppia kun itse määrittelee mitkä viestit ovat tärkeitä ja mitkä eivät.

        Jos popup-tyylinen ilmoitus (joita sähköposti tyypillisesti tekee) tulisi vain tärkeistä viesteistä, se olisi toimivampi. Muut vähemmän tärkeät viestit voisi katsoa kerran-pari päivässä ja vastailla niihin kun ehtii. Mutta ne pitäisi myös pystyä kätevästi laittamaan todo-listalle eri prioriteeteilla: tänään/huomenna/ensi viikolla/joskus jos jää aikaa.

        1. Jälkiajatuksena vielä: eihän sitä pushia siinä mielessä edes tarvitse, että jos vastauksen johonkin haluaa saman tien, voi yrittää chattia ja sen jälkeen soittaa. Puhelimen pitäisi olla se priority inbox tai push-viestintä. Ei sähköpostin. 🙂

        2. Eikö Waven pitänyt olla Googlen täsmäratkaisu juuri tähän tietovirtojen hallinnan ongelmaan? Jostakin syystä palvelu kuitenkin kuopattiin.

          Sait rakennettua hyvän aasinsillan tehtävälistaan, jota en ole tähän päivään mennessä saanut järkevällä tavalla hallintaan. Toimiva ratkaisu oman tehtävälistan hallintaan lienee oikeasti se sähköpostin tappava (tai ainakin sen käyttöä reilusti vähentävä) juttu.

          1. Totta, Wave tosiaan yritti tappaa sähköpostin. Yritin sitä itse käyttää jonkin aikaa, mutta siitä ei sitten koskaan syntynyt mitään. Mutta ongelma siinä olikin että se jäi sandbox-tuotteeksi eikä integroitunut hyvin muuhun maailmaan. Jotta siitä olisi ollut mitään hyötyä, olisi kaikkien pitänyt siirtyä käyttämään sitä.

            Google+ mahdollistaa nyt suuremman integraation muihin tuotteisiin. Ehkä Wave vielä joku päivä palaa tuotteena, joka oikeasti integroituu muualle. Tai sitten keksitään jotain ihan muuta…

          2. Innostuin Google plussasta juuri siksi, että siellä on hyvät mahdollisuudet viestiä eri tavoin erilaisten ihmisten kanssa. Palvelun käyttäjäkunta vain jäi melko rajoitetuksi verrattuna Facebookiin.

            Ikävä kyllä hopealuotiratkaisun odottaminen on turhaa, koska tarpeeksi yleiskäyttöinen ratkaisu kokisi sähköpostin kohtalon nimenomaan monikäyttöisyytensä takia.

          3. Krhm. Siis käyttäjäkunta *on jäänyt* pieneksi verrattuna Facebookiin. Eiköhän se siitä vielä kasva kun Google lisää integraatioita ja palveluita. Vasta äskettäin tuli yrityssivut (Pages) käyttöön. Edelleenkään ei ole tapahtumasivuja. Tapahtumien lisääminen tuonee paljon uusia käyttäjiä.

            Mutta itse odotan enemmän Diasporan kypsymistä. Se on paljolti kuin Google+ mutta täysin avoin ja datat voi omistaa täysin itse jos haluaa (palvelua voi halutessaan ajaa omalta palvelimelta). Tällaisessa avoimessa sosiaalisessa verkostossa en huolehtisi yhtä paljon siitä mitä sinne itsestäni paljastan. Mutta se on aika pahasti jäljessä käytettävyydessä, ainakin vielä toistaiseksi. Mutta kun se on tarpeeksi valmis, olen kyllä halukas vaihtamaan kokonaan siihen. Eipähän tarvitse huolehtia siitä miten minun henkilökohtaisia tietojani käytetään tai kenelle niitä jaetaan.

          4. Myönnän epäsopivan sanavalintani!

            En ole aiemmin tutustunut Diasporaan kuin vilkaisun verran, mutta konsepti vaikuttaa hyvin mielenkiintoiselta. Toivottavasti sitä ei vedetä teknisesti överiksi, vaan pidetään tarpeeksi yksinkertaisena, että vähemmän teknologiaan paneutuneet käyttäjät pääsevät myös helposti mukaan.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Spämmin välttämiseksi: *