photo-1442849914809-0df6c377974f

Millainen suunnittelu on hyödyllistä? 

Myönnän heti, että minulla on viha-rakkaussuhde suunnitteluun. Tietynlaisesta suunnittelusta pidän kovasti tai toisentyyppistä suunnittelua en voi sietää. Tämän kirjoituksen tarkoituksena on tarkastella millainen suunnittelu on mielestäni hyödyllistä ja millainen ei.

Pitkä ja yksityiskohtainen suunnitelma

Aloitan ääripäistä. Yhdessä ääripäässä on kaksisataasivuinen suuunnitelma, johon on kirjattu yksityiskohtaisesti mitä suunnitelman tekijän mukaan tulee tapahtumaan kolmen vuoden päästä.

Konsultit pitävät usein tarkoista suunnitelmista. Samoin osa johtajista. Tarkka suunnitelma tuntuu turvalliselta. Se luo vaikutelman hallinnasta. Työn etenemistä on helppo verrata yksityiskohtaiseen suunnitelmaan.

Paha vaan, että suunnitteleminen on ennustamista ja ennustaminen on tunnetusti vaikeaa.

Kuten varmasti arvaat, en ole tarkan ja kauaskantoisen suunnittelun ystävä. Syy on selvä. Suunnitelma perustuu aina suureen määrään oletuksia tuntemattomasta. Ainakin osa oletuksista osoittautuu väistämättä vääräksi. Silloin suunnitelma vaatii muuttamista ja tarkentamista.

Mitä tarkempi ja pidempi suunnitelma, sitä useammin sitä pitää säätää, jotta se pysyy toteutuskelpoisena. Ja mitä tarkempi ja pidempi suunnitelma, sen enemmän työtä suunnitelman säätäminen teettää. Suunnitelman jatkuva säätäminen on yleensä pois sen toteuttamiselta ja toteuttaminen on se osa, joka oikeasti tuottaa tuloksia.

Kaikkein pahin tilanne syntyy silloin, kun yksi taho on tehnyt suunnitelman ja toinen taho toteuttaa sen niin, ettei alkuperäinen suunnittelija ole enää mukana säätämässä, muuttamassa ja tarkentamassa suunnitelmaa sitä mukaan, kun väärät oletukset työn edetessä selviävät.

Usein sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Törmäsin joskus vaihtoehtoiseen sananlaskuun, joka kuvaa tilannetta todenmukaisemmin. Sen mukaan hyvin suunniteltu on vielä täysin tekemättä.

Katsotaan seuraavaksi miten käy, jos ei suunnittele yhtään.

Soitellen soitaan

Toinen ääripää on jättää suunnitteleminen tyystin tekemättä. Eli käydään sen kummempia miettimättä töihin. Tämä vaihtoehto on ihan yhtä huono kuin yliampuvan suunnitelman värkkääminenkin.

Nyt kuulen jo jonkun näsäviisaan huutelevan, että eikö tämä ole sitä kokeilukulttuuria ja ketterää tekemistä, että tehdään vaan. Ei se ole. Kokeileminen vaatii, että tietää mitä on kokeilemassa. Eli suunnittelua. Vaikka olen aiemmin väittänyt ettei kokeilu voi epäonnistua, sanon nyt, että se voi. Nimittäin silloin, kun kokeilusta ei opita mitään.

Visio ja ensiaskeleet

Oma lempparini kulkekoon nimellä visio ja ensiaskeleet. Tällä tarkoitan sitä, että vaikkapa projektin alussa miettii mitä noin suurin piirtein haluaa projektilla saavuttaa. Sen jälkeen suunnittelee mitkä ovat ensimmäiset askeleet kohti haluttua visiota.

Ensiaskelten aikana paljastuu yleensä kaikenlaista, mitä ei ollut osannut ottaa huomioon. Tämän uuden tiedon perusteella voikin sitten suunnitella seuraavat askeleet. Kun prosessia toistaa tarpeeksi monta kertaa, päätyy koko ajan vähän lähemmäksi visiota ilman, että on tehnyt suurta määrää turhaa suunnittelutyötä.

Mitä jos -suunnittelu

Yksi tärkeimmistä suunnitelumenetelmistä on mitä jos -suunnittelu. Sitä voinee kutsua myös skenaariosuunnitteluksi.

Ajatuksena on miettiä mitä kaikkea voi tapahtua ja suunnitella vaihtoehtoisia toimintatapoja näitä sattumuksia varten. Mitä teen, jos Pekka ei toimitakaan lupaamaansa sorakuormaa? Miten toimimme, jos emme saakaan kaikkia viittä kehittäjää mukaan tiimiin? Miten voin silti toimittaa jotakin, vaikka kukaan muu ei pystyisi toimittamaan mitään, mitä ovat luvanneet?

Otan tästä arkisen esimerkin. Kylpyhuonettamme remontoidaan. Suunnitelmat ja sopimukset tehtiin useita kuukausia ennnen remontin alkamista. Silti remontin aikana sain viestin, ettei haluttua kaakelia olekaan saatavilla. Urakoitsija oli siis olettanut, että saa toivottua kaakelia muutaman päivän toimitusajalla. Noh, todistetusti oletus oli väärä.

Jos urakoitsija olisi käynyt läpi mikä voi mennä pieleen, heidän hankevastaavansa olisi voinut tilata kaakelit hyvissä ajoin. Tai pyytää hyvissä ajoin valitsemaan varavaihtoehdot kaikelle mahdolliselle, jos ennakkotilaaminen tuntemattomasta syystä on mahdotonta.

Olen törmännyt samaan ongelmaan lukuisissa hankkeissa niin töissä kuin vapaalla. Tehdään yksi suunnitelma ja oletetaan, että se on toteutuskelpoinen. Oletetaan, että kaikki sujuu optimaalisesti ja kaikki pitävät lupauksensa. Sellaisia olettamalla kaivaa itselleen oikein mojovan kuopan.

Jokainen projektipäällikkö, johtaja ja tilaaja on varmasti törmännyt tilanteeseen, jossa joku käytännössä sanoo:

”En voi pitää lupaustani, koska tämä minusta riippumaton olosuhde on muuttunut.”

Mitä jos -suunnittelun tarkoituksena on minimoida todennäköisyys joutua käyttämään tätä puolustusta. Kannustamalla muita tekemään mitä jos -suunnittelua minimoi todennäköisyyden joutua itse kuulemaan tätä puolustusta muilta.

Yhteenveto ja Twitteristä sorsastettuja ajatuksia

Suunnitteleminen on tärkeää, mutta liian tarkka ja liian pitkälle ulottuva suunnittelu tuottavat toteutuskelvottomia suunnitelmia. Hyvä suunnitelma tarkentuu ja muuttuu sitä mukaan, kun tehdessä oppii.

Tärkeintä on mielestäni, että tietää mihin pyrkii ja tietää mistä lähtee liikkeelle. Töiden edetessä on tärkeää tehdä jatkuvaa mitä jos -suunnittelua, jotta pystyy toimittamaan tuloksia myös silloin, kun itsestä riippumattomat syyt vaikeuttavat tilannetta.

Juha Eteläniemi summasi hyvin missä vaiheessa kannattaa siirtyä suunnittelusta toteutukseen:

Ari-Pekka Lappi kiteytti missä vaiheessa prosessia/projektia kannattaa painottaa minkäkinlaista suunnittelua:

Kiitokset ajatuksia Twitterissä esittäneille ja muille, joiden kanssa olen asiaa viimepäivinä spekuloinut!

Vastaa

Spämmin välttämiseksi: *